Así tratamos los datos

Café Quindío S.A.S.
Actualizada el 9 de agosto de 2021

En ejercicio de sus funciones privadas, la sociedad Café Quindío S.A.S. debe solicitar y tratar datos personales, razón por la cual ostenta la calidad de responsable del tratamiento de la información.

En consecuencia, la sociedad pone a disposición del público en general las políticas de tratamiento de dicha información, con base en lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único 1074 de 2015, en los siguientes términos:

1. Conceptos básicos

Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Dato personal: cualquier información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables, o que pueda asociarse a una persona natural o jurídica.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político o garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez,, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado y por cuenta del responsable.

2. Datos del responsable del tratamiento de la información

Café Quindío S.A.S.

Constituida mediante Escritura Pública número 633 del 10 de marzo de 2009, registrada el 18 de marzo del mismo año ante la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, identificada con NIT 900.273.380-1.

Sede principal: km 4, Zona Industrial El Caimo, finca San Pedro, Armenia, Quindío.
Teléfono: (6) 749 5970
Página web: www.cafequindio.com.co
Correo electrónico: cq@cafequindio.com.co

3. Principios

Los datos personales suministrados por cualquier usuario de nuestra entidad estarán regidos por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos definidos por las leyes aplicables.

4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos

El tratamiento de los datos personales indispensables de clientes, empresarios, proveedores, empleados y/o contratistas estará enmarcado en el orden legal y será necesario para el cumplimiento del objeto de la sociedad.

En el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a. El titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos en los que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, organización no gubernamental, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d. El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. Su opinión será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5. Derechos del titular de la información

El titular de la información tiene derecho a:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

c. Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las leyes que regulan la materia.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f. Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. Autorizaciones y consentimiento del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de los datos personales del titular se requiere su autorización previa e informada, la cual deberá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7. Casos en los que no es necesaria la autorización del titular

No será necesaria la autorización del titular de los datos personales en los siguientes casos:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

e. Por orden de una autoridad nacional competente.

f. Cuando Café Quindío S.A.S., por motivos de calidad del servicio y conveniencia económica, permita el acceso a la información a sus filiales, controladas y/o subordinadas.

8. Área encargada de la atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas

Cualquier petición, queja y/o reclamo presentado por el titular de la información deberá enviarse al correo electrónico informado en el numeral 2, correspondiente a los datos del responsable:

cq@cafequindio.com.co

Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos previstos en el procedimiento descrito en el presente documento.

Ante dicha dependencia, los titulares de la información podrán conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como revocar las autorizaciones de uso concedidas en algún momento.

9. Procedimientos

a. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o los terceros expresamente autorizados por el titular podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos administrada por la sociedad.

Café Quindío S.A.S. deberá suministrarles toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por escrito o mediante correo electrónico.

Término para resolver la consulta: la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, la entidad informará al interesado, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en la que atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Reclamos

Los titulares, sus causahabientes o los terceros expresamente autorizados por el titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo por escrito o mediante correo electrónico ante la sociedad.

El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante correo electrónico dirigido a Café Quindío S.A.S. y deberá contener la siguiente información:
- Identificación del titular.
- Dirección, correo electrónico y teléfono.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Documentos que se quieran hacer valer.
- Indicación expresa de los datos que se quieren corregir, modificar o eliminar.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Término para resolver el reclamo: el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para su tratamiento mediante la presentación de un reclamo.

10. Requisito de procedibilidad

El titular o causahabiente solo podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el correo electrónico cq@cafequindio.com.co, asignado por Café Quindío S.A.S.

11. Vigencia

La presente política está vigente desde el 9 de agosto de 2021.

El periodo de vigencia de las bases de datos será de diez (10) años.

Nubia Motta Camargo
C.C. 23.777.795
Representante legal de Café Quindío S.A.S.
NIT 900.273.380-1

Aviso de privacidad

Café Quindío S.A.S., responsable del tratamiento de la información, de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales, informa que las herramientas mediante las cuales hace uso de datos personales son confidenciales y seguras.

La compañía cuenta con los medios tecnológicos idóneos para asegurar un óptimo almacenamiento, impedir el acceso de terceros a la información y garantizar su confidencialidad.

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