Política de Tratamiento de Datos

CAFÉ QUINDÍO S.A.S.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

CAFÉ QUINDÍO S.A.S. en cumplimiento de sus obligaciones legales y consciente de su estado de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, establece su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normativa y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal, política que se rige bajo los siguientes parámetros:

 

1.  OBJETO.

La empresa CAFÉ QUINDÍO S.A.S. , en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y Capitulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015, conforme las Políticas internas de la empresa, orientadas al adecuado tratamiento y administración de la información y datos personales de clientes, proveedores, directivos, empleados, terceros y demás personal relacionado con nuestro objeto social, ha diseñado la presente Política de Manejo de la Información de carácter personal y bases de datos en la cual se informa, se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que se tiene acceso y la cual se obtiene por cualquier medio como puede ser entre otros: sitio web, correo electrónico, información física (formatos, cartelera de información de la empresa, cartas), mensajes de texto, llamadas telefónicas, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial, laboral o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores y demás personal vinculado a través de relaciones comerciales, laborales o legales con la empresa CAFÉ QUINDÍO S.A.S.

 

2.  ALCANCE

Esta política es aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por parte de CAFÉ QUINDÍO S.A.S.

 

3.  MARCO LEGAL

·   Constitución Política, artículos 15 y 20.

·   Ley 1266 de 2008

·   Ley 1581 de 2012

·   Decreto 1377 de 2013

·   Decreto Único 886 de 2014

·   Decreto 1074 de 2015, capítulo 25 y 26.

·   Circular Externa No. 002 del 03/11/2015 (SIC)

 

4.   DEFINICIONES

Conforme la Ley 1581 de 2012 para los efectos de la presente Política de Manejo de Datos y en aras de una mayor información para los usuarios, se puntualizan los siguientes conceptos:

 

· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

· Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

· Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de  servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no  estén sometidas a reserva.

· Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones      religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de    oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

· Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

· Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

· Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de    tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez   es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

5.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES FRENTE A CAFÉ QUINDÍO S.A.S.

Los titulares de los datos personales que están a cargo de CAFÉ QUINDÍO S.A.S., tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a CAFÉ QUINDÍO S.A.S., respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
  2. Solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a CAFÉ QUINDÍO S.A.S. para el tratamiento de los respectivos datos personales.
  3. Ser informado por CAFÉ QUINDÍO S.A.S., previa solicitud del titular de los datos o de su representante, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
  4. Presentar las quejas cuando considere que se ha hecho un mal o erróneo manejo de sus datos personales.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere pertinente.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Derecho a que se conserve y archive en forma segura y confiable los datos personales recepcionados.
  8. Derecho a conocer mediante la web de CAFÉ QUINDÍO S.A.S. la política de manejo de datos personales.

 

6.  DEBERES DE CAFÉ QUINDÍO S.A.S. COMO RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES.

CAFÉ QUINDÍO S.A.S. en cumplimiento de los parámetros legales y constitucionalmente establecidos, reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y en aras del respeto por los mismos, se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento de dichos datos:

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

p) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

q) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

r) Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

7.  CASOS EN LOS CUALES CAFÉ QUINDÍO S.A.S., NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

 

CAFÉ QUINDIO S.A.S., no requerirá la autorización del Titular de la información cuando se trate de:

  • Cuando la información sea solicitada por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
  • Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
  • En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
  • Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

8.  FINALIDADES DE LOS TRATAMIENTOS

La información personal que es tratada en CAFÉ QUINDÍO S.A.S tiene, entre otras, las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

 

Clientes, Clientes Tienda Virtual y Sitio Web

  • Administración técnica de la página web de la empresa.
  • Gestión comercial de clientes de CAFÉ QUINDÍO S.A.S.
  • Proceso de facturación.
  • Informar acerca de productos, novedades, prestaciones de servicios, procesos, nuevas líneas y en caso tal plantear encuestas respecto a los mismos.
  • Invitar a nuestros eventos y lanzamientos de productos y/o servicios.
  • Realizar encuestas de satisfacción, sobre nuestros productos, servicios y comercialización de los mismos.
  • Establecer comunicación directa por diferentes medios (impreso, telefónico, sms, correos electrónicos, etc.) con los objetivos comerciales asociados a productos y/o servicios.
  • Enviar información sobre promociones y campañas especiales.
  • Para efectos de envío, recaudo, despachos y garantías de los productos.
  • Autorizaciones para el acceso a los servicios que ofrece la empresa.
  • Dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes o judiciales.
  • Procesos de calidad.
  • Estudios de mercado.
  • Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones.
  • Capacitaciones y
  • Todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes.

 

Proveedores y Acreedores

· Contacto para negociaciones y compras: cotizaciones, solicitudes de compra, órdenes de compra, entradas de compra.

· Fines financieros: causación de facturas, programación de pagos y anticipos, registro de cuentas y transacciones.

· Toda actividad que posibilite el desarrollo de la relación comercial.

· Cumplir con las obligaciones fiscales y contables.

 

Empleados y/o Beneficiarios

En relación con los trabajadores de CAFÉ QUINDÍOS S.A.S., los fines de la información son para:

 

· Comunicados internos.

· Evaluación de desempeño.

· Actividades enfocadas al sistema de seguridad y salud en el trabajo.

 · Procesos de selección de personal, que implica reclutamiento, aplicación de pruebas, entrevistas, corroboración de antecedentes laborales, judiciales y visita domiciliaria.

· Evaluación clima laboral.

· Aplicación de proceso disciplinario en caso de no cumplimiento reglamente interno de trabajo.

· Medición de ausentismo por permiso o causa médica.

· Afiliaciones tanto de cotizantes como de beneficiarios

· Pagos de nómina.

· Actividades de Bienestar de los trabajadores y sus beneficiarios.

· Ejecución y legalización de los contratos de trabajo.

· Capacitación.

· En general todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados y sus familiares.

 

9.  LA AUTORIZACIÓN

Con la finalidad de dar un cabal cumplimiento a la presente política de Datos Personales, CAFÉ QUINDÍO S.A.S. requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de la misma la cual podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

Dicha Autorización en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y Artículo 2.2.2.25.2.1. de la sección 2ª del Capítulo 25 del Decreto Único 1074, es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

 

  • Responsable o encargado de recopilar la información.
  • Datos recopilados.
  • Finalidades del tratamiento de datos.
  • Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

 

10.  PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y

ADOLESCENTES

CAFÉ QUINDÍO en el evento hipotético de tener relación o contacto con menores de edad, manifiesta que el tratamiento, manejo y conservación de los datos

personales de niños, niñas y adolescentes será realizado con mayor diligencia y cuidado respectando sus derechos y garantías constitucionales de acuerdo a lo reglado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para lo cual siempre se deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal o del acudiente de la niña, niño o adolescente.

 

11.  PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y PETICIONES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

        CONSULTAS

La Política de manejo de la información personal por parte de CAFÉ QUINDÍO

S.A.S., y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:

  • www.cafequindio.com
  • gestionintegral@cafequindio.com.co
  • Personalmente en nuestra sede principal: Carrera 19 No. 33N-41, Armenia-Quindío.
  • Vía telefónica: (096) 7495970

Todo titular de datos personales que estén bajo responsabilidad de CAFÉ QUINDÍO S.A.S., tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la empresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

 

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de CAFÉ QUINDÍO S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener como mínimo la siguiente información:

 

· Nombre e identificación del Titular

· La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

· La dirección física, electrónica y teléfono de contacto para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

· Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

 

En caso de no ser competente para resolver el reclamo presentado ante la  misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, CAFÉ QUINDÍO S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, CAFÉ QUINDÍO S.A.S.  incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, CAFÈ QUINDÍO S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

12.  RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DATOS PERSONALES.

CAFÉ QUINDÍO S.A.S., tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento, a través de la presente política se permite informar y dar a conocer sus datos de identificación:

Razón social: CAFÉ QUINDÍO S.A.S.

NIT: 900.273.380-1

Domicilio principal: Cra.19 No. 33N-41,  Armenia, Quindío.

Dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:

 

 

13.  SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CAFÉ QUINDÍO S.A.S. está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

 

14.  ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS.

CAFÉ QUINDIO S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.

 

CAFÉ QUINDÍO S.A.S. habilitará los medios existentes encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias.

 

15.  SUPRESIÓN DE DATOS.

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. CAFÉ QUINDÍO S.A.S. garantiza los medios de comunicación u otros para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias.

 

16.  VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La política del tratamiento de datos personales de CAFÉ QUINDÍO S.A.S. rige a partir de la fecha.

 

DESCARGA  EN PDF: /files/editor/files/POLITICA_TRATAMIENTO_BASE_DE_DATOS_CAF%C3%89_QUIND%C3%8DO.pdf

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